Mediation im Forderungsmanagement

Die videobasierte Online-Mediation im Forderungsmanagement oder telefonische Shuttle-Mediation sind eine modern Methoden. Jede persönliche, telefonische oder schriftliche Diskussion zwischen Anbieter und Kunden über eine offene Rechnung kostet Arbeitszeit, hält die Beteiligten von anderen Aufgaben ab. Die unerfreuliche Diskussion löst negative Gefühle aus und kostet wertvolle Energie. Jeder Tag der Zahlungsverzögerung kostet Liquidität. Sie müssen für sich ein Gefühl entwickeln, wie weit die eigenen Bemühungen um eine Lösung fruchtbar bleiben. Je früher Sie einen Mediator hinzuziehen, desto besser sind die Erfolgsaussichten. Sie sparen Zeit und Energie, bekommen einen zufriedenen Kunden und Ihr Geld.

Forderungsmanagement

Warum zahlt der Kunde seine Rechnung nicht?

Die Gründe für unbezahlte Rechnungen sind vielfältig und individuell. Für die folgenden Betrachtungen helfen die vier Oberbegriffe Vergesslichkeit, fehldende Liquidität, Unzufriedenheit und vorsätzlicher Betrug. Betrachten wir ein fiktives Fallbeispiel:

Bärbel Müller betreibt eine renommierte Werbeagentur. Zur Renovierung ihrer Geschäftsräume hat sie einen alt eingesessenen  Malerbetrieb beauftragt. Die Arbeiten werden zügig ausgeführt und nach deren Abschluss schickt der Maler seine Rechnung über die vereinbarten 3.500€. Nun wartet er seit mehr als 30 Tagen auf sein Geld. Ihm sind keine Gründe für den Zahlungsverzug bekannt.

Die vergesslichen Kunden

Als vergesslicher Geschäftspartner legt Bärbel Müller neue Rechnungen grundsätzlich erst mal zur Seite. Die erste Mahnung oder ein erinnernder Anruf bringt den Vorgang wieder in Gang. Danach kommt sie in der Regel ihren Verpflichtungen nach und zahlt die Rechnung.

Dem Kunden fehlt selber Liquidität

Die Renovierung ihrer Räume war Bärbel Müller wirklich wichtig, doch dann hat sich ein temporärer finanzieller Engpass ergeben. Um Zeit zu gewinnen, reagiert sie erst mal gar nicht, macht Versprechungen, die sie nicht hält oder sucht ein Haar in der Suppe. Dabei hat sie ein schlechtes Gewissen, denn sie möchte eigentlich niemandem etwas schuldig bleiben und die Werbeagentur soll im guten Licht stehen.

Der unzufriedene Kunde

Die Arbeiten zur Renovierung der Räume sind anders ausgefallen, als Frau Müller sich das vorgestellt hat. Das kann ganz unterschiedliche Ursachen haben und es ist auch nicht klar, ob sie während der Arbeiten schon Kritik geäußert hatte. 

Die häufigsten Gründe sind unerfüllte Erwartungen in Bezug auf die Beschaffenheit der Leistungen, verpasste Termine oder zusätzliche Kosten. Die Geschäftspartner haben eine unterschiedliche Sicht auf die Dinge. Verträge und Bestellungen werden jetzt dezidiert gelesen, denn jeder glaubt, er sei im Recht. Dabei wäre jetzt eine Lösung wichtig, die alle Interessen berücksichtigt.

Betrug mit Vorsatz

Schon bei Auftragserteilung war dem betrügerischen Kunden klar, dass er die Rechnung nicht in voller Höhe bezahlen will oder kann. Bei einem solchen Vorsatz ist eine spätere Einsicht unwahrscheinlich und eine gerichtliche Klärung angezeigt.

Mediation statt Preisnachlass im Forderungsmanagement

Soll der Maler seiner Kundin einen Preisnachlass anbieten, um die Angelegenheit zu erledigen oder kann er diesen Betrag sinnvoller einsetzen? 

Der Preisnachlass ist ein häufig verwendeter Weg. Genaugenommen hat diese Ausweichstrategie einen sehr hohen Preis. Ein Teil der kalkulierten Marge geht sofort und ohne Gegenleistung verloren. Wann immer Unzufriedenheit der Auslöser für unbezahlte Rechnungen ist, sollten die Gründe dafür bekannt werden, damit der Betrieb Maßnahmen für die Zukunft aus dem Fall ableiten kann. Beim Kunden wird das negative Gefühl monetär kompensiert, aber die Ursache für die Unzufriedenheit bleibt. Positive Empfehlungen sind unwahrscheinlich. Zusätzlich birgt ein Preisnachlass ohne Gegenwert immer die Gefahr, dass der Kunde jetzt auch noch den ursprünglichen Preis als unangemessen empfindet. 

Die Mediation im Forderungsmanagement macht die wahren Ursachen des Zahlungsverzugs transparent. Im Fall von Liquiditätsengpässen oder Unzufriedenheit lassen sich nachhaltige und zufriedenstellende Lösungen entwickeln. Beim Kunden bleibt eine konstruktive Lösung positiv in der Erinnerung. Der Anbieter bekommt sein Geld und zusätzliche Informationen über seinen Kunden. Durch den professionellen Umgang mit der Störung gewinnen alle.

Die Durchführung

Ein früher Zeitpunkt (vgl. Grundlagen der Konflikteskalation) beeinflusst die Erfolgschancen der Mediation positiv. Idealerweise sind noch alle Beteiligten an einer konstruktiven Lösung interessiert.

Im passenden Moment erhält Ihr Kunde das Angebot zur videobasierten Online-Mediation. Wir kontaktieren Ihren Kunden, erklären ihm die nächsten Schritte und koordinieren einen Termin. Lenkt der Schuldner an dieser Stelle bereits ein und zahlt, berechnen wir lediglich eine vereinbarte Fallpauschale. 

An der Mediation beteiligen sich ein oder mehrere Vertreter von Schuldner und Auftragnehmer. Die Vertreter sollen den Sachverhalt im Detail kennen und die Befugnis für eine Vereinbarung haben. 

Die Kostenverteilung für die Mediation wird in der ersten Sitzung vereinbart. In der Mediation schildern alle Parteien ihre SIcht auf die Ereignisse. Dabei werden die Gründe für den Zahlungsverzug dargelegt und Lösungen erarbeitet. Bei geringer Komplexität kann die Angelegenheit bereits nach einer Sitzung (90min) geklärt sein. Die resultierenden Aufgaben werden in einer schriftlichen Vereinbarung fixiert. 

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